審計(jì)檔案常見的十類問題
審計(jì)檔案作為審計(jì)人員在審計(jì)實(shí)踐中的真實(shí)記錄、詳細(xì)、全面地記載著某一個(gè)單位、某一部門和某一個(gè)人的審計(jì)工作情況,全面地記載著被審計(jì)對象的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、財(cái)務(wù)收支以及審計(jì)案件從立案開始到。
審計(jì)檔案常見的十類問題
審計(jì)檔案作為審計(jì)人員在審計(jì)實(shí)踐中的真實(shí)記錄、詳細(xì)、全面地記載著某一個(gè)單位、某一部門和某一個(gè)人的審計(jì)工作情況,全面地記載著被審計(jì)對象的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、財(cái)務(wù)收支以及審計(jì)案件從立案開始到審計(jì)終結(jié)的全過程和全部原始記錄,這些原始記錄對于考核、檢查、總結(jié)審計(jì)工作,具有十分重要的意義。然而在實(shí)際工作中,由于種種原因,審計(jì)檔案工作常見的問題也容易被人忽略。
一、題名問題
一是卷內(nèi)目錄提名不規(guī)范。按照規(guī)定,卷內(nèi)目錄的題名應(yīng)當(dāng)標(biāo)明文書種類和事項(xiàng),如“審計(jì)通知書送達(dá)回證”或“審計(jì)報(bào)告送達(dá)回證”,但實(shí)際工作中卷內(nèi)題名不規(guī)范的現(xiàn)象很多,如寫成“審計(jì)文書送達(dá)回證”、“送達(dá)回證”等。另外值得注意的是,無標(biāo)題或標(biāo)題不明確的,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬標(biāo)題,并用“〔〕”注明;二是審計(jì)案卷題名不規(guī)范。按照規(guī)定,案卷題名書寫格式應(yīng)為:“立檔單位+對(介詞)+被審計(jì)單位名稱+項(xiàng)目審計(jì)的時(shí)間范圍+項(xiàng)目審計(jì)種類名稱”,但實(shí)際操作中,很多檔案的案卷題名不是缺項(xiàng)目審計(jì)的時(shí)間范圍就是缺立檔單位,其中尤以經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)項(xiàng)目缺項(xiàng)目審計(jì)時(shí)間范圍居多。
二、日期問題
一份完整審計(jì)項(xiàng)目檔案中有三個(gè)日期需要重點(diǎn)關(guān)注,即卷內(nèi)目錄日期、案卷封面中的審計(jì)時(shí)間以及案卷封面中的“自年月至年月”。一是卷內(nèi)目錄日期。按照規(guī)定,填寫文件材料的成文日期(證明類材料填寫底稿日期)可省略“年”“月”“日”字,在年、月的數(shù)字后加“.”號(hào),但實(shí)際上很多卷宗日期格式寫成“2011-3-19”“11.3”等,甚至一份檔案的卷內(nèi)目錄中出現(xiàn)多種日期書寫格式,對于檔案而言,格式書寫的統(tǒng)一規(guī)范是一份合格檔案的最基本的要求。值得注意的是無成文日期問題,根據(jù)規(guī)定,文件材料上無日期的,審計(jì)人員應(yīng)準(zhǔn)確判定日期后填寫,但實(shí)際操作中如果遇到文件材料沒有日期的情況,審計(jì)人員通常就不填寫日期了。二是案卷封面中的審計(jì)時(shí)間,應(yīng)填寫從發(fā)出審計(jì)通知書至出具審計(jì)報(bào)告和審計(jì)決定等最后一份文書的起止時(shí)間。三是案卷封面中的“自年月至年月”,應(yīng)填寫本審計(jì)案卷內(nèi)審計(jì)文件材料最早形成日期(不包括引用法規(guī)原件的日期)和最晚形成的日期。
三、責(zé)任者問題
按照規(guī)定,對于結(jié)論類和立項(xiàng)類文件材料,責(zé)任者應(yīng)當(dāng)填寫文件材料的署名單位(或個(gè)人)名稱,未署名的應(yīng)加以判定(如市領(lǐng)導(dǎo)簽名,誰簽字責(zé)任者就應(yīng)填誰),證明類文件材料,責(zé)任者填寫文件材料的收集、制作者(即審計(jì)組)。實(shí)際工作中,卷內(nèi)目錄的責(zé)任者存在標(biāo)注不規(guī)范或錯(cuò)誤的問題,如審計(jì)業(yè)務(wù)會(huì)議記錄責(zé)任者填寫成審計(jì)組、審計(jì)報(bào)告審核意見責(zé)任者填寫成市審計(jì)局等。
四、前后不符問題