華為任正非內(nèi)部大會(huì)談“秘書”在座的各位都是秘書，從事著秘書的工作。怎樣做一個(gè)合格、稱職的秘書，來(lái)適應(yīng)華為公司超大規(guī)模的發(fā)展，是我們這次學(xué)習(xí)的目的。 做一個(gè)秘書，首先要具備做一個(gè)基本文員的條件。
在座的各位都是秘書，從事著秘書的工作。怎樣做一個(gè)合格、稱職的秘書，來(lái)適應(yīng)華為公司超大規(guī)模的發(fā)展，是我們這次學(xué)習(xí)的目的。
做一個(gè)秘書，首先要具備做一個(gè)基本文員的條件。
如果你沒(méi)有達(dá)到做一個(gè)基本文員的標(biāo)準(zhǔn)，我認(rèn)為秘書是做不好的。我們公司過(guò)去最好的秘書是張燕燕，她是公司最早的秘書。人們常常懷念張燕燕時(shí)代，就是她十分投入地服務(wù)，人們對(duì)她印象很深。她的秘書工作做得相當(dāng)不錯(cuò)，因?yàn)樗齻€(gè)人，無(wú)論是在品德上、技能上、管理上都出類拔萃。譬如打字，當(dāng)年她打字是非常非常快的，好多人都比不過(guò)她。她參加公司的管理，也做了大量的工作。雖然現(xiàn)在她在做公司的副總裁，但她依然刻苦鉆研業(yè)務(wù)，如進(jìn)出口業(yè)務(wù)、物料采購(gòu)等。從秘書成長(zhǎng)為公司的副總裁，張燕燕為公司的發(fā)展作出了她應(yīng)有的貢獻(xiàn)！你們以后也可以私下和張燕燕交流交流。
我們公司秘書的前途在哪兒呢？我認(rèn)為在你們手里。華為公司要大規(guī)模地推行網(wǎng)絡(luò)化的管理、矩陣管理，推行計(jì)算機(jī)體系化管理，怎么個(gè)管法呢？秘書在這里面起了很大的作用！經(jīng)理們主要是對(duì)一些宏觀的、重要的、更需要平衡思維的方面進(jìn)行決策，更多的事則由秘書在公司允許的一個(gè)誤差范圍內(nèi)來(lái)處理，因?yàn)槿粘５慕涣髋c管理，不一定非要經(jīng)理親自來(lái)做。如果象公司這樣一個(gè)大的信息系統(tǒng)都由經(jīng)理來(lái)處理，你說(shuō)他能有多大水平？所以單就秘書工作而言，這是一個(gè)重要的崗位?？墒乾F(xiàn)在有很多秘書，只會(huì)打字，我看就很有必要加以提高。應(yīng)該說(shuō)，我們?nèi)A為公司的秘書系統(tǒng)是比較龐大的，可能中國(guó)很少有這樣的公司，有一百四、五十個(gè)秘書人員，而且文化素質(zhì)總的都是比較高的，基本上都是本科以上，如果大家都能把握到發(fā)展的脈搏的話，那發(fā)展前途還是十分大的。
作為秘書，你要主動(dòng)地服務(wù)。主動(dòng)地服務(wù)，并不是要你成為一個(gè)中心，我們?nèi)径紴槟惴?wù)，這是不可能的。秘書的主動(dòng)性，是一個(gè)很重要的因素。你要做一個(gè)合格的秘書，是不容易的。這是我說(shuō)的第一點(diǎn)。
第二點(diǎn)，就是“善解人意”，這是秘書的一個(gè)最重要的原則。
善解人意，通俗地說(shuō)，就是人家想做啥，你就把這個(gè)事情準(zhǔn)備好；或者是人家說(shuō)了這句話，你就把它整理成一個(gè)有條理的東西。當(dāng)然，要做到善解人意，你必須拓寬你的知識(shí)面。如果你不精通天文地理，不通曉古往今來(lái)的歷史，不了解世界科技發(fā)展的現(xiàn)狀，你怎么可能善解人意？這是從大的方面講；從小的方面講，華為公司有什么重大決策，有什么樣的規(guī)劃、計(jì)劃……公司發(fā)了這么多的文件，你是否認(rèn)真去讀過(guò)、思考過(guò)？
另外，你還要努力尋找彼此間共同的語(yǔ)言，如何才能與經(jīng)理產(chǎn)生共同的語(yǔ)言，你琢磨過(guò)了嗎？這些都是你達(dá)到善解人意的前提條件。否則，你就不能善解人意。既然不能善解人意，則要你這個(gè)秘書又有何用呢？你一定要理解你的領(lǐng)導(dǎo)要做什么？與周邊的關(guān)系需要你的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)解決什么？你的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該向周圍擴(kuò)散什么？公司的這個(gè)運(yùn)行火車?yán)镱^有什么在運(yùn)行？你只有把握住了這個(gè)脈搏，才可能成為一個(gè)好秘書。我記得張燕燕做秘書的時(shí)候，石油部的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)她有過(guò)很好的評(píng)價(jià)。他對(duì)我說(shuō)：“你的這個(gè)秘書，特別能善解人意。你想做什么事，她在電話里就幫你處理了，但是你并沒(méi)有交待她做什么事。”
因此我認(rèn)為對(duì)一個(gè)秘書來(lái)說(shuō)，不要僅僅滿足會(huì)打字，還要經(jīng)常閱讀公司的文件。公司的很多文件發(fā)下去，首先是到你們手里，并沒(méi)有說(shuō)不給你們看，那么你們不學(xué)習(xí)便是你們自己的問(wèn)題了。公司的文件要學(xué)習(xí)，古往今來(lái)的歷史要學(xué)習(xí)，天文地理要學(xué)習(xí)，世界科技發(fā)展的潮流要學(xué)習(xí)，我們客戶的投訴要學(xué)習(xí)……這些都是很重要的信息源。你只有學(xué)通了這些東西，并加以掌握，才有可能善解人意。善解人意了，助手的工作不就做成了嗎？就可以起助手的作用了嘛！
第三，秘書要善于歸納。
我覺(jué)得秘書的差距有時(shí)是很大的，其差距就在歸納上。以前我講完話以后，我的秘書很快就能歸納成一篇文章。其實(shí)，文章里有些話我并不就是這么說(shuō)的，而且在說(shuō)話過(guò)程中，廢話一定也不少，這是口語(yǔ)嘛！所以，這就要求秘書善于歸納總結(jié)給我看。如果我覺(jué)得需要改動(dòng)的很少，那我就認(rèn)為這個(gè)秘書的水平高，她能夠理解、善解人意、善于歸納。有一些秘書用錄音機(jī)一錄音，送給我的便是這樣一個(gè)錄音稿。我想這個(gè)錄音稿若是發(fā)表在報(bào)刊上，那一定很“臭”！肯定是很“臭”的！因?yàn)檠菡f(shuō)詞與文字稿畢竟是有很大區(qū)別的。至少它的條理性并不是很強(qiáng)。
