寫好匯報(bào)材料的訣竅——在業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)班上的授課提綱 同志們：非常榮幸有這樣一個(gè)機(jī)會(huì)能和大家面對(duì)面地交流關(guān)于公文寫作方面的業(yè)務(wù)知識(shí)。我到機(jī)關(guān)工作已經(jīng)將近二十個(gè)年頭了，崗位換了多個(gè)，無(wú)論身處哪個(gè)。
寫好匯報(bào)材料的訣竅
——在業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)班上的授課提綱
同志們：
非常榮幸有這樣一個(gè)機(jī)會(huì)能和大家面對(duì)面地交流關(guān)于公文寫作方面的業(yè)務(wù)知識(shí)。我到機(jī)關(guān)工作已經(jīng)將近二十個(gè)年頭了，崗位換了多個(gè)，無(wú)論身處哪個(gè)位置，都是從事與文字有關(guān)的工作?；赝麃?lái)時(shí)路，是這支筆讓我得到了黨組織和群眾的認(rèn)可，走上了今天的領(lǐng)導(dǎo)崗位。所以，今天我來(lái)也是給大家加油打氣來(lái)的，在做的都是各大單位的筆桿子，文字工作的苦累艱辛大家都深有體會(huì)，從事這個(gè)工作雖然苦點(diǎn)累點(diǎn)，但我相信付出一定有回報(bào)，同時(shí)也希望大家不要太功利，干一項(xiàng)工作不要急于看到收益，只要踏實(shí)工作，把每一項(xiàng)任務(wù)完成好，一定會(huì)有一個(gè)好的結(jié)果。言歸正傳吧，今天我給大家專題講一講匯報(bào)材料的寫法。
總的來(lái)講，匯報(bào)材料是機(jī)關(guān)應(yīng)用材料中使用頻率較高的一種文體，因?yàn)橄录?jí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面匯報(bào)情況，是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)一項(xiàng)經(jīng)常性的工作。有時(shí)，它只是把打算匯報(bào)的要點(diǎn)按順序?qū)懗鰜?lái)，是“提綱”式的；有時(shí)則要寫出較為詳細(xì)的內(nèi)容，甚至還要將匯報(bào)的內(nèi)容打印成材料，在匯報(bào)前呈送給聽匯報(bào)的領(lǐng)導(dǎo)閱讀，使其對(duì)匯報(bào)的內(nèi)容事先有所了解，達(dá)到更好的聽取效果。少數(shù)匯報(bào)材料在向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)之后，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的意見加以修改、充實(shí)，成為正式文件，以批轉(zhuǎn)形式下發(fā)有關(guān)單位參考或執(zhí)行。
一、匯報(bào)材料的作用
這部分就簡(jiǎn)單講一講，匯報(bào)是匯報(bào)人向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作及情況的依據(jù)，是反映調(diào)查研究成果的憑證，是總結(jié)重要會(huì)議內(nèi)容的“腳本”，隨著中央強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)干部要深入第一線，掌握第一手材料的指示的貫徹，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)到下屬單位調(diào)查情況的頻率增多了，匯報(bào)的次數(shù)也增加了，因此要的匯報(bào)材料也就頻繁了，要求也更高了。作為下屬單位的領(lǐng)導(dǎo)而言，寫好匯報(bào)材料，搞好工作匯報(bào)，它能夠得到上級(jí)的有效指導(dǎo)，能夠更加清醒地看待自己，能夠使今后工作減少失誤。為什么這樣講？因?yàn)樯霞?jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某一單位的初步印象很大程度上來(lái)自工作匯報(bào)。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其是沒(méi)有直接領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、高出好多層的領(lǐng)導(dǎo)，在深入基層掌握第一手材料，產(chǎn)生的第一印象，很多要來(lái)自聽取所在單位的第一次匯報(bào)。特別是領(lǐng)導(dǎo)巡視，因時(shí)間安排的緊，見一下面，聽一下匯報(bào)就離開了，在這種情況下，當(dāng)面的匯報(bào)更顯得重要。這并不是說(shuō)不靠干工作光靠匯報(bào)，或者是在匯報(bào)材料中搞什么名堂。而是說(shuō)在單位認(rèn)真抓了落實(shí)，也都如實(shí)反映的前提下，工作匯報(bào)材料搞的如何是非常重要的。用機(jī)關(guān)的話來(lái)講，一個(gè)匯報(bào)材料質(zhì)量的高低，可以從多個(gè)角度反映一個(gè)單位的實(shí)際工作狀況和領(lǐng)導(dǎo)干部的能力水平，具體講就是：匯報(bào)材料得體不得體，反映一個(gè)單位或個(gè)人把握宏觀情況的能力強(qiáng)不強(qiáng)；匯報(bào)材料深刻不深刻，反映一個(gè)單位或個(gè)人認(rèn)識(shí)事物的水平高不高；匯報(bào)材料準(zhǔn)確不準(zhǔn)確，反映一個(gè)單位或個(gè)人思想作風(fēng)、工作作風(fēng)扎實(shí)不扎實(shí)；匯報(bào)材料豐滿不豐滿，反映一個(gè)單位或個(gè)人的工作實(shí)績(jī)是大還是小。
二、匯報(bào)材料的特點(diǎn)
講求真實(shí)、簡(jiǎn)練，這是匯報(bào)材料和其它材料共同具有的特點(diǎn)。除此而外，匯報(bào)材料與其它文體材料相比較，在寫作的思考和追求質(zhì)量上還需要把握這樣幾個(gè)特點(diǎn)：
（一）匯報(bào)基調(diào)是“下對(duì)上”。各種文體材料，都是表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)之間關(guān)系的材料。從成文角度和表達(dá)走向來(lái)看，主要分為三種：一是“上對(duì)下”。比如領(lǐng)導(dǎo)講話、工作總結(jié)報(bào)告、工作講評(píng)材料。二是“下對(duì)上”，如情況反映、請(qǐng)示報(bào)告材料，工作匯報(bào)材料是屬于這一類。三是”平對(duì)平”，指為合作辦某件事與兄弟單位之間的協(xié)商公函、領(lǐng)導(dǎo)到平行單位參加有關(guān)場(chǎng)合的賀詞和講話。把握材料寫作的角度和表達(dá)基調(diào)，是一個(gè)很重要的問(wèn)題。不然的話，就會(huì)混淆幾種交流關(guān)系文體的界限，搞出四不像的材料來(lái)。有個(gè)單位曾經(jīng)出過(guò)這樣的事。單位領(lǐng)導(dǎo)為了迎接高層次領(lǐng)導(dǎo)來(lái)視察。很重視組織力量準(zhǔn)備匯報(bào)材料。其中有一位機(jī)關(guān)干部自告奮勇執(zhí)筆拉初稿，很快就搞出來(lái)了。他還向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)：這次材料好搞，咱們單位剛剛開過(guò)工作總結(jié)會(huì)。把材料搬過(guò)來(lái)就是了。結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)看了，感到從角度到語(yǔ)氣都不對(duì)頭，造成材料連夜翻工。原因就是沒(méi)有掌握住匯報(bào)材料是“下對(duì)上”的交流特點(diǎn)。
準(zhǔn)確掌握工作匯報(bào)的“下對(duì)上”的交流特點(diǎn)，不是為了對(duì)付一次領(lǐng)導(dǎo)檢查的匯報(bào)，而是它本身在領(lǐng)導(dǎo)角色中就應(yīng)承擔(dān)的一種責(zé)任和應(yīng)持有的一種態(tài)度。說(shuō)是一種責(zé)任，就是說(shuō)，作為一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，它既有教育指導(dǎo)下級(jí)的責(zé)任，又同時(shí)具有對(duì)上級(jí)要聽取指示，匯報(bào)貫徹執(zhí)行情況的職責(zé)。作為領(lǐng)導(dǎo)干部把握了這—點(diǎn)，他就會(huì)自覺(jué)把工作匯報(bào)當(dāng)作一種本職工作任務(wù)來(lái)認(rèn)真完成。起草匯報(bào)材料的人員如果能把握這一點(diǎn)，就能在材料中把握準(zhǔn)表達(dá)的角度和基調(diào)。說(shuō)它是一種態(tài)度，這種“下對(duì)上”，就是把握住領(lǐng)導(dǎo)聽取匯報(bào)的目是為了準(zhǔn)確掌握下情，指導(dǎo)工作，為制定決策找準(zhǔn)依據(jù)。那么作為下級(jí)就應(yīng)該如實(shí)的、深刻的提供情況。把握準(zhǔn)這種態(tài)度，就會(huì)激起準(zhǔn)備材料的責(zé)任感和對(duì)質(zhì)量的高追求，就不會(huì)出現(xiàn)因圖表?yè)P(yáng)而報(bào)假情況、為對(duì)付檢查匯報(bào)的好而經(jīng)不起核實(shí)的情況。
（二）思想內(nèi)容求“價(jià)值反饋”。作為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)(層次越高的領(lǐng)導(dǎo)越明顯)的工作思路的展開和進(jìn)行，一般呈現(xiàn)這樣的軌跡：發(fā)出指示、部署任務(wù)——了解情況——針對(duì)問(wèn)題深入抓落實(shí)——總結(jié)講評(píng)工作，再進(jìn)入下一循環(huán)過(guò)程。而作為下級(jí)來(lái)說(shuō)，他們的工作思考和展開也形成一種對(duì)應(yīng)的軌跡：聽取指示——抓貫徹落實(shí)——匯報(bào)反映執(zhí)行情況——根據(jù)上級(jí)新的指示深入抓落實(shí)——聽取上級(jí)講評(píng)。從信息原理來(lái)分析，上下級(jí)之間有一個(gè)階段，就是“了解情況”和“匯報(bào)反映情況”，它是信息交流供求關(guān)系最密切的階段。所以，作為一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)上的工作匯報(bào)是他向上級(jí)反饋信息的過(guò)程。這種反饋是應(yīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)為指導(dǎo)工作開展而對(duì)下級(jí)信息的急需。這種對(duì)信息的反饋和需求雖然來(lái)自兩個(gè)方面，但他們都有一個(gè)對(duì)信息質(zhì)量的共同要求，那就是具有重要的價(jià)值。上級(jí)需要有價(jià)值的信息，去修正自己的工作思路，去完善工作設(shè)計(jì)和方案，去有效地指導(dǎo)面上工作的開展。這就決定了下級(jí)對(duì)上級(jí)反饋的信息不是以數(shù)量多為標(biāo)準(zhǔn)，而是要以價(jià)值量之高來(lái)引起領(lǐng)導(dǎo)重視。因而，我們?cè)跍?zhǔn)備給上級(jí)匯報(bào)的材料中，很重要的一個(gè)問(wèn)題就是要考慮：我們的匯報(bào)能否為上級(jí)提供有參閱價(jià)值的情況和材料。只有這樣去想去做，才能有效地提高工作匯報(bào)材料的質(zhì)量。
（三）表現(xiàn)形式重展現(xiàn)“亮點(diǎn)”。作為一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)在材料準(zhǔn)備、匯報(bào)，直至匯報(bào)后，都比較關(guān)心的一個(gè)問(wèn)題是，我們的匯報(bào)能不能使本單位的工作得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和肯定。這樣說(shuō)，是因?yàn)榍闆r匯報(bào)是工作實(shí)際的反映（這里當(dāng)然不包括那種工作做的不好，卻喜歡在匯報(bào)上臨陣磨槍做文章、搞水貨)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)匯報(bào)材料的滿意也就是對(duì)我們單位實(shí)際工作的認(rèn)可和肯定。把握住這種效果標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)產(chǎn)生兩方面的積極作用：一是使領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)人員在研究準(zhǔn)備材料中認(rèn)真思考能不能如實(shí)、準(zhǔn)確地反映單位工作的實(shí)際情況。尤其是工作開展得比較突出的單位，機(jī)關(guān)人員就會(huì)產(chǎn)生一種壓力：本單位的先進(jìn)典型和經(jīng)驗(yàn)如果反映不上去，或者反映的不深刻，那就怪我們的水平低了。促使他們?nèi)フJ(rèn)真調(diào)查，反復(fù)提煉，幾易其稿，直到滿意為止。二是產(chǎn)生一種責(zé)任感。正像一名機(jī)關(guān)干部對(duì)自己準(zhǔn)備匯報(bào)材料時(shí)的心情時(shí)表達(dá)的那樣：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)檢查，上上下下都想得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位工作的肯定。大家辛辛苦苦干了那么多工作，又不能人人都去匯報(bào)，只有通過(guò)我們的筆和材料，為他們代言。如果不反復(fù)認(rèn)真的去研究和起草，收不到“被認(rèn)可”的效果，我們將感到愧對(duì)“江東父老”。
三、匯報(bào)材料的寫作要領(lǐng)
在講它的要領(lǐng)之前，先分析一下當(dāng)前一些單位在口頭匯報(bào)以及匯報(bào)材料寫作中的問(wèn)題，以便有針對(duì)性地研究一些問(wèn)題。
