機(jī)關(guān)辦會(huì)詳細(xì)指導(dǎo)手冊(cè) 01第一個(gè)問題：弄清會(huì)議的基本概念一、會(huì)議的內(nèi)涵我們講承辦會(huì)議，首先要明確什么是會(huì)議。具體講，會(huì)議是一種集體議事的行為過程，是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)制定方針政策、決定重大事項(xiàng)、貫徹上。
機(jī)關(guān)辦會(huì)詳細(xì)指導(dǎo)手冊(cè)
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第一個(gè)問題：弄清會(huì)議的基本概念
一、會(huì)議的內(nèi)涵
我們講承辦會(huì)議，首先要明確什么是會(huì)議。
具體講，會(huì)議是一種集體議事的行為過程，是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)制定方針政策、決定重大事項(xiàng)、貫徹上級(jí)指示、監(jiān)察部署工作、解決存在問題的一種行之有效的工作方法。
開好會(huì)有利于集思廣益，有利于采取最優(yōu)的方式做工作，有利于統(tǒng)一思想、協(xié)調(diào)一致、溝通信息和交流經(jīng)驗(yàn)。
會(huì)議的規(guī)模有大有小，但都表現(xiàn)為解決問題、進(jìn)行工作的一種手段，在現(xiàn)代政治、社會(huì)活動(dòng)中，會(huì)議已成為一種經(jīng)常性的活動(dòng)方式。
會(huì)議，是一種圍繞特定目標(biāo)開展的、組織有序的、以口頭交流為主要方式的群體性活動(dòng)。
會(huì)議的基本要素有以下幾點(diǎn)：
（1）會(huì)議名稱。（2）會(huì)議時(shí)間。（3）會(huì)議地點(diǎn)。（4）會(huì)議組織者。（5）與會(huì)人員。（6）會(huì)議議題和內(nèi)容。（7）會(huì)議成果。
二、會(huì)議的作用
會(huì)議是社會(huì)政治生活中一種常見的活動(dòng)形式，盡管各類會(huì)議的具體作用不盡相同，但作為處理和決定問題的方式方法，任何會(huì)議都是為了實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，達(dá)到一定目的而召開的。
會(huì)議的作用一般表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
第一，會(huì)議是實(shí)行集體領(lǐng)導(dǎo)的基本方法之一。
第二，會(huì)議是集思廣益、交流信息的重要方式。
第三，會(huì)議是協(xié)調(diào)關(guān)系、解決矛盾的有效手段。
需要注意的是，會(huì)議是一種工作方法，但不是唯一的工作方法。
我們承認(rèn)會(huì)議的重要性，但不能把它的作用無限夸大，更不能用它代替其他工作方法，以至于造成“文山會(huì)?！钡默F(xiàn)象。
具體講會(huì)議的作用有以下八個(gè)方面：
①科學(xué)決策的作用。②宣傳動(dòng)員的作用。③總結(jié)部署的作用。④檢查督促的作用。⑤調(diào)查研究的作用。⑥交流溝通的作用。⑦指導(dǎo)推動(dòng)的作用。⑧密切聯(lián)系的作用。
三、會(huì)議的分類
會(huì)議可以按照多種形式進(jìn)行劃分。
1.按照規(guī)模劃分，主要有三種：①小型會(huì)議（百人以內(nèi)）；②中型會(huì)議（千人以內(nèi)）；③大型會(huì)議（千人以上）。
2.按照會(huì)議性質(zhì)和內(nèi)容劃分，主要有五類：①規(guī)定性會(huì)議，即法定的必須按期召開的各種代表大會(huì)；②日常型會(huì)議，即領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)同志貫徹民主集中制，實(shí)行集體領(lǐng)導(dǎo)，研究和處理日常工作的會(huì)議；③專業(yè)性會(huì)議，即為研究某項(xiàng)工作、討論和解決某個(gè)問題而召開的工作會(huì)議和專業(yè)會(huì)議；④紀(jì)念性會(huì)議，即為紀(jì)念重大歷史事件或重要?dú)v史人物、重要節(jié)日而召開的會(huì)議；⑤座談性會(huì)議，包括各種座談會(huì)、茶話會(huì)等。
3.按照會(huì)議形式劃分，可分為兩種：①有會(huì)有議的，多數(shù)會(huì)議屬這種類型；②會(huì)而不議的，例如報(bào)告會(huì)、傳達(dá)會(huì)、動(dòng)員會(huì)、表彰會(huì)、紀(jì)念會(huì)等。
4.按照時(shí)間劃分，可分為定期性會(huì)議和不定期會(huì)議，還可分為多次性會(huì)議和一次性會(huì)議。定期性會(huì)議也叫例會(huì)，到預(yù)定時(shí)間沒有特殊情況必須召開；不定期會(huì)議則視情況靈活掌握，必要時(shí)隨時(shí)召開。多次會(huì)議指兩次以上會(huì)議；一次性會(huì)議指只需要開一次的會(huì)議。
5.按照會(huì)議階段劃分，可分為預(yù)備會(huì)議和正式會(huì)議：預(yù)備會(huì)議是整個(gè)會(huì)議的組成部分，是正式會(huì)議做準(zhǔn)備的會(huì)議，但在職權(quán)和效力上同正式會(huì)議有所區(qū)別。
6.按照開會(huì)手段劃分，可分為常規(guī)會(huì)議和電子會(huì)議：①常規(guī)會(huì)議是指?jìng)鹘y(tǒng)的會(huì)議；②電子會(huì)議是指電視電話會(huì)議、視頻會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、衛(wèi)星會(huì)議等。
我們政治機(jī)關(guān)經(jīng)常組織的會(huì)議有以下幾類：
（一）黨團(tuán)會(huì)議。包括黨代表大會(huì)、黨代表會(huì)議、黨委全會(huì)、黨委常委會(huì)、黨委民主生活會(huì)、黨支部大會(huì)、黨支部委員會(huì)、黨小組會(huì)；團(tuán)代會(huì)、團(tuán)委會(huì)、團(tuán)支部大會(huì)、團(tuán)支部委員會(huì)、團(tuán)小組會(huì)等。
（二）行政會(huì)議。包括代表大會(huì)、首長辦公會(huì)、主任辦公會(huì)、部務(wù)會(huì)、處（科）務(wù)會(huì)、半年總結(jié)和年終總結(jié)表彰大會(huì)、誓師動(dòng)員大會(huì)、教育部署（準(zhǔn)備）會(huì)、抓基層協(xié)調(diào)會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、形勢(shì)分析會(huì)、公布任職命令和授銜、晉銜大會(huì)。政法委員會(huì)、安全委員會(huì)、紀(jì)律檢查委員會(huì)、計(jì)劃生育領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)、老干部工作領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)等等。
（三）其他會(huì)議。包括各類座談會(huì)、各類現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、各類紀(jì)念會(huì)、各類慶祝會(huì)、各類報(bào)告會(huì)、各類演講會(huì)、各類茶話會(huì)、各類文藝晚會(huì)、各類電視電話會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)等。
02
第二個(gè)問題：會(huì)議的組織，即會(huì)務(wù)工作
一、會(huì)務(wù)工作的含義和特點(diǎn)
會(huì)議活動(dòng)是有組織、有目的、有秩序的多人集體參加的活動(dòng)，需要一定的組織安排才能順利進(jìn)行。
通常把會(huì)議的組織、安排以及各種事務(wù)性服務(wù)工作統(tǒng)稱為會(huì)務(wù)工作。
會(huì)務(wù)工作是會(huì)議過程中多種事務(wù)性、輔助性工作的總和，其根本任務(wù)是為參與會(huì)議的全體人員特別是領(lǐng)帶提供全面服務(wù)，使整個(gè)會(huì)議活動(dòng)必可缺少的一部分，其質(zhì)量好壞和效率高低直接影響會(huì)議是否達(dá)到預(yù)期目的。
會(huì)務(wù)工作的特點(diǎn)有六個(gè)：
1.政治性。這是會(huì)議的內(nèi)容所決定的。其內(nèi)容具有政治性，會(huì)議必然具有政治性。會(huì)議的政治性主要表現(xiàn)在開會(huì)的時(shí)機(jī)、會(huì)議的形式和會(huì)議的內(nèi)容。所以，會(huì)務(wù)工作也要講政治性。
2.服務(wù)性。會(huì)務(wù)工作是隨著開會(huì)的需要應(yīng)運(yùn)而生的，它的一切活動(dòng)，都是給參與會(huì)議的所有人員提供良好的環(huán)境和方便條件，做好各項(xiàng)服務(wù)工作，保證會(huì)議順利進(jìn)行，達(dá)到會(huì)議預(yù)期目的。
3.事務(wù)性。組織會(huì)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)多有較強(qiáng)的事務(wù)性，繁雜而瑣碎然而，正是通過這些事務(wù)性工作，保證了會(huì)議按照預(yù)先的安排順利進(jìn)行。有時(shí)一個(gè)很小的事務(wù)性工作未做好，也可能影響整個(gè)會(huì)議活動(dòng)的進(jìn)程。
4.綜合性。參加會(huì)議的人員來自各個(gè)單位的各個(gè)部門，有時(shí)會(huì)議的內(nèi)容涉及的也比較廣泛。做好會(huì)務(wù)工作，要能夠從全局出發(fā)觀察和思考問題，具有高度綜合的能力。
5.保密性。無論國家機(jī)關(guān)還是各類組織，許多重要事情都要通過會(huì)議討論后作出決定，所以會(huì)議的內(nèi)容就不可避免的涉及到各種機(jī)密。因而，許多會(huì)議的內(nèi)容都有很強(qiáng)的機(jī)密性，保守會(huì)議秘密理所當(dāng)然的成為會(huì)議的一個(gè)主要特點(diǎn)。
6.時(shí)間性。會(huì)議活動(dòng)本身具有很強(qiáng)的時(shí)間性，作為與會(huì)者要遵守時(shí)間，按時(shí)參加會(huì)議，作為會(huì)務(wù)人員更應(yīng)有高度的時(shí)間觀念，絕不能出現(xiàn)諸如與會(huì)者已經(jīng)到齊但會(huì)場(chǎng)還沒有布置好，或記錄人員還未到等現(xiàn)象。
二、會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容
會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容視會(huì)議規(guī)模而定。
一般規(guī)模小、會(huì)期短的會(huì)議，會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容相對(duì)簡單些；而規(guī)模大、會(huì)期長的會(huì)議，會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容就會(huì)非常復(fù)雜。
如果按照時(shí)間順序劃分，可以將其分為以下三個(gè)方面的工作：
第一，會(huì)議的組織協(xié)調(diào)工作。其中包括：安排會(huì)議的議程、日程和程序；確定會(huì)議名單、會(huì)議分組；會(huì)場(chǎng)的選擇與布置；會(huì)議的報(bào)到、簽到工作；會(huì)議的組織聯(lián)絡(luò)；等等。
第二，會(huì)議的文字材料工作。其中包括：制定會(huì)議通知、證件；撰寫各種會(huì)議文件（如會(huì)議報(bào)告、會(huì)議須知、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等）；會(huì)議的現(xiàn)場(chǎng)記錄；會(huì)議文件的清退、立卷歸檔工作；等等。
第三，會(huì)議的后勤保障工作。其中包括：會(huì)議的食宿安排，會(huì)議的接站、接待工作；會(huì)議的財(cái)務(wù)管理；會(huì)議的交通、保健、娛樂工作；會(huì)議的保衛(wèi)、保密工作；等等。
會(huì)務(wù)工作千頭萬緒,要做好會(huì)務(wù)工作,應(yīng)遵循如下原則:
一是細(xì)致周密的原則。
要根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容、特點(diǎn)和領(lǐng)導(dǎo)要求，認(rèn)真細(xì)致地做好各項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備工作，嚴(yán)密協(xié)調(diào)地組織好各項(xiàng)會(huì)議服務(wù)，使會(huì)議善始善終，達(dá)到預(yù)期目的和效果。當(dāng)然，不同級(jí)別、種類的會(huì)議，會(huì)務(wù)工作的重點(diǎn)也不同。
例如：一個(gè)大型的露天集會(huì)，工作的重點(diǎn)應(yīng)該是隊(duì)伍的入場(chǎng)、散場(chǎng)的科學(xué)調(diào)度以及安全保衛(wèi)工作；而一個(gè)報(bào)告會(huì)，重點(diǎn)是會(huì)場(chǎng)的選擇，音響、投影儀等設(shè)備的調(diào)試，與報(bào)告人的溝通等。
二是綜合協(xié)調(diào)的原則。
由于會(huì)務(wù)工作涉及許多方面，造成有些大型會(huì)議的工作人員很多，包括秘書人員、服務(wù)人員、保衛(wèi)人員等。要保證會(huì)議的順利進(jìn)行，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要組織得非常嚴(yán)密。
各類工作人員應(yīng)定人定崗、各負(fù)其責(zé)，還要密切配合，防止工作脫節(jié)。會(huì)議組織人員要做好統(tǒng)籌管理，做好監(jiān)督、檢查和協(xié)調(diào)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、堵塞漏洞。
三是靈活機(jī)動(dòng)的原則。
俗話說，計(jì)劃趕不上變化。由于種種原因，會(huì)議中難免出現(xiàn)一些特殊、突然的情況，組織人員應(yīng)能夠及時(shí)、靈活地加以處理。
四是熱情禮貌的原則。
從總體上說，會(huì)務(wù)工作屬于服務(wù)性工作，組織人員應(yīng)該待人熱情禮貌，全心全意為領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)者服務(wù)，要不怕麻煩，耐心細(xì)致，熱情周到，將自己良好的個(gè)人風(fēng)貌、職業(yè)素養(yǎng)體現(xiàn)出來，給與會(huì)者留下美好的印象。
辦會(huì)的具體工作，一般分為三個(gè)階段：
1、會(huì)前準(zhǔn)備階段。在會(huì)前準(zhǔn)備階段，組織會(huì)議人員必須從宏觀方面了解掌握個(gè)方面的情況，確定會(huì)議主題，明確會(huì)議目的；起草相關(guān)文件，組織發(fā)言文稿；確定與會(huì)者并發(fā)送通知；做好行政性事務(wù)的準(zhǔn)備工作。具體來說包括以下九項(xiàng)工作：
（1）確定會(huì)議的名稱和議題。
（2）確定會(huì)議的規(guī)模和規(guī)格，提出與會(huì)人員范圍或人員名單。
（3）擬定會(huì)議的時(shí)間、會(huì)期、議程與日程安排。
（4）做好會(huì)場(chǎng)的選擇和布置工作，尤其注意仔細(xì)檢查所需的音像設(shè)備。
（5）制發(fā)會(huì)議通知。若需要提前分發(fā)會(huì)議材料則將相關(guān)會(huì)議材料與通知一起發(fā)放給與會(huì)者。
（6）擬定會(huì)議的后勤保障方案，按與會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備好所需物品。
（7）準(zhǔn)備好會(huì)議所需的其他必備用品和特殊用品（如表彰大會(huì)的獎(jiǎng)品等）。
（8）制定會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算。
（9）制定出會(huì)議的衛(wèi)勤保障和保衛(wèi)工作方案。組織大型集會(huì)還要做好安全預(yù)案。
2、會(huì)議召開階段。主要有八項(xiàng)工作：
（1）會(huì)務(wù)人員提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，反復(fù)檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備情況。
（2）搞好會(huì)議簽到和材料分發(fā)。
（3）落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)人、發(fā)言人是否到齊。
（4）按預(yù)定方案組織與會(huì)人員就座。
（5）維持好會(huì)場(chǎng)秩序。會(huì)議開始前關(guān)閉會(huì)場(chǎng)大門，要求無關(guān)人員離場(chǎng)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議期間注意事項(xiàng)。
（6）做好會(huì)議記錄，寫好會(huì)議簡報(bào)。
（7）安排好會(huì)議照相、攝像，以及會(huì)議結(jié)束時(shí)與會(huì)人員的合影留念（合影時(shí)的座次和站位事先安排好）。
（8）按需要提前為與會(huì)者準(zhǔn)備或預(yù)定返程車船票等。
此外，還要注意可能發(fā)生的突然情況，做好隨機(jī)應(yīng)變的準(zhǔn)備。
3、會(huì)后收尾階段。主要有六項(xiàng)工作：
（1）印發(fā)會(huì)議簡報(bào)和快報(bào)。會(huì)議簡報(bào)是用簡練的文字及時(shí)向上級(jí)部門反映情況、向與會(huì)者通報(bào)情況的一種文件形式。會(huì)議快報(bào)是會(huì)議簡報(bào)的進(jìn)一步精煉。重要的大中型會(huì)議都要出簡報(bào)或快報(bào)。
（2）印發(fā)會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議決定事項(xiàng)通知。會(huì)議紀(jì)要是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上加工整理而成的一種公文形式，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策、指導(dǎo)工作、解決問題、交流經(jīng)驗(yàn)等的重要工具。會(huì)議決定事項(xiàng)通知時(shí)將會(huì)議內(nèi)容、決議等傳達(dá)給有關(guān)單位的一種公文形式。黨政軍機(jī)關(guān)召開的工作會(huì)議一般均產(chǎn)生會(huì)議紀(jì)要，并須印發(fā)會(huì)議決定事項(xiàng)通知。有些專業(yè)性工作會(huì)議也產(chǎn)生紀(jì)要。
（3）按需要回收會(huì)議文件。會(huì)議文件多屬草稿性質(zhì)或參考性質(zhì)，并帶有秘密性，一些會(huì)議文件在會(huì)后應(yīng)收回。須帶回傳達(dá)或使用的，由會(huì)議保密員登記簽字后帶回。
（4）會(huì)議文件立卷。會(huì)議文件立卷是指將處理完畢并具有查找保留價(jià)值的零散文件，依其內(nèi)在聯(lián)系，分門別類的形成卷宗。
（5）匯編會(huì)議文件。匯編會(huì)議文件一般可分兩種：一種是檔案資料工作需要的匯編，這種匯編是將會(huì)議所有文件包括會(huì)議通知、會(huì)議名單和分組名單、會(huì)議須知、會(huì)議正式文件和參閱文件、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議發(fā)言材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議總結(jié)等都收集起來，按照先后順序裝訂成冊(cè)，以備查考。這種匯編要求文件要全。另一種是供學(xué)習(xí)用的匯編，是將會(huì)議的正式報(bào)告、主要講話等匯編，以供學(xué)習(xí)用。日常工作會(huì)議文件，可按一年或半年時(shí)間單位，將同一類型會(huì)議的文件、參考材料等按時(shí)間順序匯編或分專題匯編。
（6）會(huì)議總結(jié)工作。為總結(jié)積累經(jīng)驗(yàn)，一般大中型會(huì)議結(jié)束后都要作會(huì)議總結(jié)，作為今后開好同一類會(huì)議的借鑒。會(huì)議小結(jié)材料一并作為完善的卷宗歸入檔案。
